Planear eventos corporativos: 5 passos a ter em conta
Planear eventos corporativos é muito mais do que juntar um grupo de pessoas para assistir a uma apresentação. É criar laços entre a empresa e clientes, parceiros, funcionários e comunidade em geral. É também parte da própria construção da marca, fortalecendo a sua posição do mercado e criando interesse pela empresa.
Independentemente da área de negócio, a organização de eventos constitui uma enorme vantagem na criação de relações e na construção da marca. Por muito que as redes sociais e os eventos online também contribuam para estes objetivos, a realização do contacto presencial, onde a comunicação é personalizada e os intervenientes têm a oportunidade de se conhecer pessoalmente é, sem dúvida, a opção com maior retorno de investimento.
Um congresso, uma feira profissional, os diversos tipos de incentivos empresariais, um workshop de aprendizagem ou o lançamento de produtos ou serviços, uma festa de angariação de fundos – estes são alguns exemplos de eventos corporativos que podem fortalecer o nome da sua empresa.
O que é necessário para planear eventos corporativos? Estes são os 5 passos a ter em conta.
1. Ter um bom conhecimento do produto, serviço ou marca que se quer promover.
Conhecer o que se vai promover implica saber ao pormenor todas as características, modelos e variações do negócio. É preciso transmitir o entusiasmo que determinada novidade é capaz de provocar na comunidade e estar preparado para responder a todas as questões. Com este objetivo em vista, há que proporcionar uma experiência agradável e memorável a cada membro da audiência, fazendo-o sentir bem-vindo e envolvido desde a receção ao “follow-up” após evento.
2. Estabelecer objetivos, prazos, audiências e orçamentos.
Nesta fase, é necessário definir o que a empresa pretende alcançar. Estas questões ajudam a perceber que tipo de evento deve ser organizado:
- Quais são os objetivos a atingir? Por que razão vale a pena investir na organização do evento? Que experiências é possível proporcionar durante o evento?
- Que audiência alcançar? A quem se dirige o evento? Sejam profissionais de determinado setor, diretores-gerais de empresas, alunos universitários, investidores, consumidores da marca ou membros da comunidade, há que considerar as suas expetativas e necessidades. Quem vai ao evento procura experiências de aprendizagem, oportunidades de negócios, ofertas de produtos, cupões de desconto ou conhecimento dos projetos?
- Onde realizar o evento? Numa sala de reuniões de um hotel, num espaço de eventos ou ao ar livre? Deve ser tido em conta o número de convidados, o orçamento disponível e as necessidades específicas do evento.
- Quando vai decorrer o evento? Que prazos devem ser respeitados? Até quando garantir a reserva de meios? Definir um cronograma com as diversas tarefas é a melhor solução.
- Qual o orçamento a gerir? Quanto vai custar cada parcela do planeamento? Que soluções permitem poupar sem comprometer a qualidade final? É preciso registar todas as despesas e considerar alternativas.
3. Organizar os recursos disponíveis.
Tendo em conta os objetivos estabelecidos, há que direcionar os recursos necessários para os executar. Isto inclui uma gestão de tempo precisa e reserva dos espaços adequados, meios audiovisuais, contratação de pessoal de apoio, catering, ações de animação, elementos decorativos, pagamento a fornecedores e a correta promoção do evento (incluindo nas redes sociais da marca ou empresa).
Pode ainda incluir possíveis programas paralelos e eventual necessidade de alojamento.
4. Pesquisar, planear, coordenar e avaliar.
Todas as fases do planeamento exigem uma pesquisa prévia e a gestão de vários meios e equipas, das intervenções ao tempo de lazer. Quantos convidados necessitam de transfer e qual o meio de transporte mais adequado? Vale a pena contratar um motorista? Como coordenar os horários das diferentes atividades para não haver tempos mortos? Quantas refeições são necessárias e quais as restrições alimentares a considerar? As apresentações estão prontas a ser exibidas ao público? Se houver algum imprevisto, o que fazer?
A todo o momento, é necessário conferir e avaliar os desafios e oportunidades apresentadas pela organização do evento.
5. Encontrar os parceiros certos.
É importante poder contar com alguém com experiência no planeamento de eventos, para que tudo decorra sem falhas na altura da sua realização. Um parceiro com um bom conhecimento da região e com contactos privilegiados faz a diferença na organização de eventos inesquecíveis.
É o caso da Events Plan It, com uma excelente rede de contactos a todos os níveis, desde o aluguer de mobiliário à contratação de músicos, passando pela reserva de espaços interiores ou exteriores. Com experiência de mais de seis anos a organizar eventos no Algarve, a Events Plan It encarrega-se da logística necessária a eventos de todas as dimensões e para todos os tipos de negócio.
