Organização de eventos: 10 erros a evitar
Planear um evento, por muito simples que seja, implica diversos procedimentos e etapas que não devem ser ignorados. Por falta de experiência ou desconhecimento do mercado, há erros muito comuns na organização de eventos, que podem ser resolvidos com o devido planeamento.
Nada pior do que passar semanas ou meses a organizar os mais diversos pormenores para depois ver todo o evento a desmoronar-se por causa de um problema. Pode ser algo tão simples como não confirmar o número de convidados, ter equipamento que não funciona corretamente ou não alcançar a audiência prevista porque o evento não foi devidamente promovido.
Organização de eventos sem falhas
Reunimos os 10 principais erros a evitar na organização de eventos e como encontrar solução para cada um.
1º erro: Falta de planeamento.
A atenção aos detalhes é uma das principais características de um bom organizador de eventos. Para alguém inexperiente, é normal esquecer-se de confirmar as presenças, não reservar as infraestruturas adequadas em tempo útil ou mesmo não verificar todos os passos a dar em cada fase do processo.
Solução:
Contratar uma empresa especializada como a Events Plan It, que seja capaz de planear todas as etapas desde o pré-evento ao acompanhamento posterior, organizar um cronograma, gerir equipas, delegar tarefas e coordenar tudo o que for necessário.
Só com um planeamento experiente, meios adequados e uma boa rede de contactos é possível simplificar processos e corrigir erros de forma eficiente.
2º erro: Não definir as audiências.
É necessário ter sempre em mente a quem se dirige o evento. O que pretende uma empresa ao organizar um evento: conquistar financiadores ou clientes? Envolver-se na comunidade ou aumentar a sua influência numa campanha de relações públicas? Se não alcançar a audiência certa, o evento não vai ser bem-sucedido. O perfil do público-alvo é que deve definir o tipo de evento a organizar, o local onde pode ser realizado e os equipamentos que vão ser necessários.
Solução:
Divulgar o evento nos canais certos, adequados ao público a que dirige. Por exemplo:
– Uma nova coleção de moda exige um evento pensado para influencers, bloggers e jornalistas, divulgado em redes sociais onde estão presentes. Um desfile de moda com after-party vai captar o seu interesse. Precisa de iluminação especial, som e bar.
– Uma angariação de fundos dirige-se a beneméritos, empresários e entidades privadas. A apresentação do projeto em causa deve ser complementada com convites exclusivos e personalizados para um jantar de gala ou um leilão. Exige cuidado extra na decoração, no catering e no acompanhamento dos convidados.
3º erro: Não aproveitar a troca de contactos.
Por vezes, as pessoas ficam desapontadas por assistirem a uma simples apresentação sem poderem tirar dúvidas nem falar com os intervenientes. Em eventos demasiado curtos ou com tempo mal planeado, não há oportunidade para estabelecer contactos e tiram muito pouco proveito do evento.
Solução:
- Criar oportunidades para networking em espaços apropriados.
- Organizar um coffee-break que proporcione a possibilidade de estabelecer contactos informais
- Reservar um mesa ou área para “speed-meetings”
- Aproveitar a ocasião para criar ou fortalecer o sentimento de comunidade.
4º erro: Tomar decisões precipitadas.
Um organizador de eventos está sempre sujeito a uma boa dose de stress: pressão para que tudo corra bem, tomada de decisões rápidas em pouco tempo e em vários planos. É uma conjuntura que pode levar a diversos erros, esquecimentos e mal-entendidos. Sobretudo, pode conduzir ao gasto desnecessário de tempo e dinheiro, que são preciosos em qualquer planeamento.
Solução:
Ser assertivo e ponderado na tomada de decisões garante um melhor resultado final. É fundamental estar bem informado sobre todos os passos do processo, incluindo orçamentos, encomendas e entregas. Além disso, é boa prática reservar uma parte do orçamento para imprevistos e ter soluções de recurso prontas a funcionar se alguma coisa correr mal.
5º erro: Não coordenar pessoas e equipas.
Outro problema comum no planeamento de eventos é a falta de coordenação de pessoas e equipas. Por exemplo, fazer a limpeza antes de um ensaio geral que vai sujar novamente o espaço; não informar o catering sobre possíveis restrições alimentares; ter os animadores programados para a hora errada.
Solução:
É normal ter de fazer alterações ao cronograma, mas é preciso que todos os intervenientes estejam informados sobre as mudanças. Assim, todos têm a possibilidade de se adaptar às circunstâncias.
6 º erro: Falta de acesso aos dados.
Na organização de um evento empresarial é comum ter pessoas diferentes encarregues de determinada área. Isto leva muitas vezes à duplicação de trabalho, competição entre equipas e até à realização de tarefas contraditórias.
Solução
Promover a comunicação interna e a coordenação entre as diferentes equipas. Aproveitar toda a tecnologia disponível para aceder à informação e gerir mais facilmente todo o evento. Desde a partilha e atualização de dados – lista de convidados, contatos de fornecedores, etc. – ao controlo de pagamentos e verificação de tarefas.
7º erro: Não fazer o seguimento do evento
Como saber se um evento foi positivo ou negativo? Como medir o sucesso do que aconteceu? E que mais valias pode a empresa retirar deste investimento? Que lições retirar daqui e o que se segue? Abandonar as pessoas que assistiram a determinado evento é um erro que ainda se verifica frequentemente.
Solução:
Fazer o follow-up do evento, voltando a entrar em contacto com quem assistiu. É importante manter uma relação privilegiada com as audiências ao longo do tempo. Com as plataformas adequadas, há que fazer um resumo do que se passou, destacar os principais pontos abordados, pedir a sua opinião e contributos. Esta é uma base para vir a anunciar outras oportunidades de negócio ou novidades da marca.
8º erro: Má promoção do evento
Uma audiência vazia pode ser tão problemático como o excesso de assistência. É um erro recorrente anunciar a realização de um acontecimento importante demasiado cedo e não o relembrar os convidados uns dias antes. Por outro lado, avisar em cima da hora pode causar constrangimentos de horário. Ter as pessoas erradas também não vai beneficiar a empresa – é preciso considerar o objetivo do evento e a audiência que pretendemos atingir. Vale a pena investir mais em cartazes na via pública, anúncios publicitários, correio personalizado ou redes sociais? Pode ter de utilizar todos eles para aumentar o alcance do evento.
Solução:
- Enviar um “Reminder” alguns dias antes do evento, a todos os que confirmaram presença;
- Confirmar as informações de acesso e, se necessário, informar sobre alojamento e atividades a fazer no local;
- Se o evento é gratuito ou tem potencialidade para atrair muitas pessoas, alertar para o limite de lotação;
- Usar os canais mais adequados para promover o evento junto da sua audiência
- Os meios digitais podem poupar grande parte do orçamento.
9º erro: Isolar o evento da marca
Não pensar no evento como um todo é outro problema frequente. A realização do evento deve estar enquadrada numa estratégia da empresa ou ser identificada com a marca. Ao mesmo tempo, a organização do evento vai desde o momento em que começa a ser planeado ao acompanhamento posterior. Pensar apenas nas apresentações sem planear os lugares sentados é um mau princípio.
Solução:
Considerar, a todo o momento, qual é o objetivo do evento. Todas as pessoas e equipas envolvidas devem ter consciência desse objetivo, bem como todas as fases de planeamento devem ser pensadas com este objetivo em vista. Mantenha o objetivo visível, seja vender um produto, promover um serviço ou reunir especialistas do mercado.
10º erro: Não contratar um especialista em organização de eventos
Algumas empresas têm profissionais dedicados à organização de eventos, com a experiência e os meios necessários para a sua execução. No entanto, a maior parte das organizações não tem conhecimento de todos os procedimentos a que um evento obriga. Tentar fazer tudo sozinho é um erro. E não ter em conta a dimensão ou a localização do evento pode custar ainda mais dinheiro.
Solução:
Tal como no ponto 1, recomendamos que contrate uma empresa de organização de eventos.
A Events Plan It está habituada a organizar eventos no Algarve, de todos os tipos e tamanhos, sejam empresariais (por exemplo, diretamente com os hotéis e via agências de viagens) ou privados.
