Organização de eventos vs. Produção de eventos: Qual a diferença?
O que distingue a organização de eventos da produção de eventos? Estas designações dizem respeito a diferentes aspetos de uma área de negócio, apesar de terem um comum a necessidade de gestão, planeamento e negociação. A Events Plan It, enquanto especialista na organização e produção de eventos no Algarve, tem os serviços, recursos e conhecimentos de detalhes necessários para garantir o sucesso de qualquer tipo de evento.
Organização de eventos
A organização de eventos é toda a atividade que envolve o planeamento das várias etapas do evento. Inclui o diálogo inicial com os clientes, de forma a perceber os objetivos e desejos que pretendem alcançar ou satisfazer, o orçamento, o local, o catering, o equipamento audiovisual, alugueres, etc. Também é considerado o aspeto criativo, em termos de visão, design, decoração e animação, com a elaboração de uma estratégia específica.
O responsável pela organização de eventos deve ter como principal objetivo promover determinada marca, empresa, instituição ou acontecimento, e direcionar todos os esforços nesse sentido.
A organização de eventos pressupõe um plano de trabalho estruturado, tendo em conta:
- Data e local do evento;
- Calendarização dos passos a dar;
- Contacto e contratação do pessoal necessário;
- Gestão do orçamento;
- Receção de convidados;
- Relações públicas e divulgação;
- Relatórios de acompanhamento;
- Avaliação de resultados.
Se o trabalho de captação, identificação de necessidades e contratação de espaços (e até catering) é ou pode ser feito pelo DMC e / ou pelo hotel, qual o papel do produtor de eventos e porque é uma mais valia para o seu negócio?
Produção de eventos
Primeiro ponto, o produtor de eventos, pelo seu conhecimento detalhado do mercado, pode trazer ideias para concretizar e o ajudar a ganhar o negócio.
Outro ponto importante é que o conhecimento que o produtor de ventos tem de fornecedores, músicos e outros serviços complementares, permitirá que consiga obter as melhores condições financeiras e logísticas para o seu evento.
Para além disto, as tarefas relacionadas com a produção de eventos especificam quem executa o quê e como se faz. O dossier de produção e cadernos de encargos, bem como um guião do evento devidamente atualizado, permitem que todos os intervenientes estejam a par do que está a acontecer.
Na produção de eventos, é também importante ter um bom conhecimento das obrigações legais e regulamentos municipais neste setor de atividade (por exemplo, no que respeita ao ruido em horário noturno; licenças de utilização de espaços públicos, regras de segurança, etc.)
Por outras palavras, esta função é que torna o evento numa realidade. A produção de eventos combina a capacidade de gestão com a direção criativa e técnica, garantindo o bom funcionamento da iluminação, microfones e projetores, a coordenação das equipas de sala e de cozinha, os horários de músicos ou outros animadores culturais, o contacto com decoradores, a substituição (se necessário) de intervenientes e as entregas atempadas de todas as encomendas. O apoio de um produtor de eventos vai ajudar a detetar possíveis conflitos e controlar todos os aspetos do evento.
No caso da Events Plan It, combinamos a experiência na organização de eventos no Algarve, com uma excelente rede de contactos e bastante talento criativo. É por isso que somos a escolha certa para o apoiar e sermos o seu parceiro na região do Algarve para a gestão de qualquer tipo de evento empresarial ou privado.
